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28 de julho de 2017
11 de agosto de 2017

Como informatizar seu negócio gastando pouco?

A informatização permite que você automatize e facilite algumas operações manuais e, consequentemente, tenha mais tempo para lidar com questões estratégicas que podem melhorar os resultados do seu negócio.

É assim que você conseguirá, por exemplo, aumentar o ticket médio do restaurante, elevar a visibilidade da sua empresa, expandir o empreendimento, ampliar o número de clientes atendidos por dia e mais.

Se é isso que você deseja, continue lendo este post. Aqui, vamos apresentar de que forma é possível informatizar seu negócio gastando pouco. Para abranger todos os assuntos necessários vamos abordar os seguintes pontos:

  • por que informatizar sua empresa;
  • quando informatizá-la;
  • como fazer esse processo;
  • o que é necessário saber antes de começar o procedimento.

Que tal saber mais sobre esse assunto? Aproveite e continue lendo!

1. Por que informatizar a empresa?

A tecnologia está amplamente presente no mundo corporativo. Esse cenário não poderia ser diferente. A informatização veio mudando o contexto empresarial há muitos anos e quem não se adapta está fadado ao fracasso.

Já dizia Charles Darwin que “não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças”. Essa capacidade é conhecida como resiliência e é um dos segredos para o sucesso.

A questão é: por que a informática modificou tanto o cenário corporativo? Não há dificuldades em responder essa questão. A tecnologia otimizou os processos e possibilitou que os negócios aumentassem seu potencial.

Com o tempo, os empreendedores perceberam que tinham resultados mais positivos com a adoção da tecnologia. Ou seja, os negócios se tornavam mais competitivos e atendiam mais adequadamente às necessidades dos clientes.

Nesse processo, a Era da Tecnologia se firmou como uma obrigatoriedade. Atualmente, o bom funcionamento do negócio é conseguido por meio da informatização. Desse modo é possível controlar as informações diárias, desenvolver a companhia e gerar lucro.

1.1. Qual é o papel da informática?

Essa é uma ferramenta de gestão empresarial. Subsidia o processo de tomada de decisões e permite que o desempenho corporativo seja acompanhado de maneira mais próxima e com dados mais precisos e atualizados.

Apesar disso, ainda é comum encontrar empreendedores que apostam nas anotações e controles manuais. O resultado é uma dificuldade maior no gerenciamento da empresa, já que é fácil perder os dados ou esquecer de atualizá-los corretamente.

Essa situação impacta negativamente o estoque, as compras, o fluxo de caixa, a possibilidade de fazer mais investimentos, etc. A informatização surge nesse cenário como uma alternativa para dominar o negócio e as informações geradas por ele.

A tecnologia auxilia em qualquer um dos três tipos de informação disponíveis: operacional, gerencial e estratégico. O primeiro conceito refere-se ao registro diário do que acontece no seu negócio. Em outras palavras, são dados necessários para o funcionamento da sua empresa.

As informações operacionais geram as gerenciais, que são compostas por planilhas e relatórios que podem ser organizados para o controle de cobranças, pagamentos, entre outros aspectos. Compreendendo esses dois tipos de informação, você entende melhor o seu restaurante e identifica o impacto das informações no seu negócio.

Nesse momento surge a informação estratégica. É a partir dela que você pode mensurar e avaliar o índice de prejuízo e de lucro e delinear um planejamento para organizar o trabalho. Essas questões reforçam a necessidade e a importância da informatização na empresa.

1.2. Quais são as vantagens da informatização?

O processo de informatização da empresa é sinônimo de modernização. As tecnologias permitem integrar processos e inovar a gestão empresarial. Uma forma de conseguir isso é a automação, que otimiza os procedimentos fundamentais para o negócio por meio do uso de softwares de gestão.

A dúvida é: quais são as vantagens de fazer todo esse processo? Há 5 benefícios que podem ser destacados:

1.2.1. Aumento da produtividade

A automação possibilita diminuir a quantidade de processos executados manualmente, que passam a ser tarefas realizadas pelo sistema. Isso resulta em rapidez, produtividade e foco em operações estratégicas, como projetos e busca por novas soluções. Em resumo: a automação agiliza as demandas.

1.2.2. Eficiência na criação de banco de dados

As informações são fundamentais para o gerenciamento de qualquer negócio. Criar um banco de dados, por mais simples que seja, é o começo de um gerenciamento eficaz. A tecnologia também permite integrar e comparar os resultados, podendo traçar estratégias mais eficazes. A partir disso pode-se encontrar novas oportunidades e delinear ações específicas.

1.2.3. Padronização dos serviços

O cliente que comparece ao seu estabelecimento quer ter um serviço padronizado, mas isso é mais difícil sem contar com a ajuda da tecnologia. A uniformização dos processos também ajuda a melhorar o desempenho deles e descobrir locais em que há ineficiência ou ocorrência de erros.

1.2.4. Análise de desempenho

Os processos informatizados geram mais dados, que podem ser captados, coletados e organizados. Com isso é possível interpretá-los e chegar a informações que apresentam o desempenho do negócio ou de um setor específico. Assim encontra-se gargalos e descobre-se maneiras de eliminá-los.

1.2.5. Redução de custos

Essa vantagem não aparece em um primeiro momento, mas com o passar do tempo. A redução de custos é conseguida porque há mais agilidade nas atividades, os dados são acompanhados e informatizados, há menos uso de papel, entre outros benefícios.

Isso significa que a informatização é um investimento, mas se torna um elemento significativo para a redução de despesas, geração de lucro e aumento da competitividade. Além disso, você consegue ter um sistema específico para o seu negócio por menos de R$5 por dia. É ou não é um bom negócio?

2. Quando informatizar a empresa?

A compreensão dos motivos que levam à informatização conduz ao questionamento sobre qual é o momento certo para fazer esse processo. Não existe uma resposta única e definitiva. Tudo depende do estado em que sua empresa está.

Então como saber quando informatizar a empresa? Há alguns elementos que devem ser observados. Eles são indicativos que ajudam a chegar à resposta correta. Veja quais são esses itens a seguir:

2.1. Processos lentos

Os processos da sua organização estão muito lentos? Por exemplo: quando vai fazer o inventário, você precisa ficar sem trabalhar ou usar um dia em que o restaurante não abre? Ou, então, você percebe com certa frequência que acabou esquecendo de comprar um produto e, por isso, precisa pagar muito mais para ter acesso àquele item?

Se você se identificou com alguma dessas situações — ou lembrou de outras similares —, está na hora de pensar em informatizar o negócio. Os processos básicos devem ser ágeis para ser possível produzir mais em menos tempo.

Com um software ou aplicativo de gestão voltado para o seu negócio, você pode controlar todos os requisitos do seu restaurante e garantir que não terá mais problemas como os citados.

2.2. Perda de tempo com tarefas simples

O tempo gasto com a execução de determinada tarefa é sinônimo de dinheiro. Em outras palavras, quanto mais você ou um colaborador demora para realizar uma atividade, mais dinheiro é perdido.

O tempo deve ser valorizado e as tarefas, contribuir sempre para o crescimento do negócio. Verifique se as atividades estão demorando muito e, se a resposta for sim, analise a possibilidade de automatizá-las.

2.3. Ocorrência de erros em processos manuais

Os processos manuais são passíveis de erros. O problema é que uma falha humana pode provocar um prejuízo para o negócio. Se as imprecisões ocorrem com frequência, você tem uma situação preocupante. Nesse caso o recomendado é trabalhar com um aplicativo ou software que reduza a inexatidão das informações.

2.4. Dificuldade de realizar o controle financeiro

gestão financeira é um dos pontos complicados da administração de um negócio. Controlar a movimentação dos recursos, entradas e saídas, monitorar o fluxo de caixa e gerir as contas a pagar e a receber podem ser atividades demoradas e complexas.

Esse processo também envolve cuidar de taxas, impostos, descontos, entre outros detalhes. Novamente, a informática pode colaborar e tornar a gestão financeira muito mais simples. Outro ponto positivo é que você assegura que está em conformidade com a legislação contábil e fiscal.

2.5. Falta de controle sobre as atividades

Um empreendedor que não consegue controlar as atividades do seu negócio tem mais dificuldade de avaliar os resultados e verificar se todos cumprem corretamente as funções. A informatização permite distribuir e executar as tarefas de modo mais adequado e ainda facilita o monitoramento das ações realizadas.

2.6. Falta de visualização fácil das informações de clientes

Os clientes são o ponto-chave do negócio. Sem eles não há empresa. Por isso, é importante ter acesso às informações sobre os consumidores para entender suas demandas e satisfazê-los. Essa também é uma forma de traçar estratégias para atrair compradores. A informatização ajuda nesse quesito porque organiza eficientemente os dados e oferece uma fácil visualização.

2.7. Necessidade de criar estratégias para ampliar a empresa

A expansão dos negócios depende diretamente do conhecimento sobre o que está dando certo e errado. É dessa forma que se pode ajustar o que for necessário e ter resultados superiores. A informatização ajuda nesse sentido porque fornece informações mais precisas, que subsidiam as estratégias e as tomadas de decisão.

3. Como informatizar meu pequeno negócio?

O conteúdo que você viu até aqui pode estar fazendo você pensar: “Meu negócio é pequeno. Será que esses benefícios se aplicam ao meu caso?”. A resposta é sim. A informatização atinge médias e grandes empresas, mas também deve abranger os empreendimentos menores, que são a maioria no Brasil.

Essa, inclusive, é uma exigência do governo federal, que, a partir do projeto Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), obriga os empreendedores a reverem seus processos.

Porém, como fazer isso? Existem algumas dicas básicas que ajudam bastante a informatização:

3.1. Defina as necessidades do seu negócio

As demandas que devem ser atendidas para que o seu negócio cresça são fundamentais nesse processo. É preciso encontrar programas e serviços que facilitem a gestão, mas, para isso, é preciso saber as necessidades do seu restaurante.

Faça uma análise aprofundada das demandas e compreenda o que se deve adquirir. Desse modo você conseguirá obter recursos que asseguram a eficiência e economiza recursos.

3.2. Invista em um software ou aplicativo de gestão

Um empreendimento como um restaurante possui demandas específicas. O software ou o aplicativo de gestão ajuda a controlar todos os itens necessários, como o cadastro de colaboradores e clientes, gerenciamento do estoque, monitoramento do fluxo de caixa, relacionamento com fornecedores, etc.

Todas essas informações estratégicas podem ser acessadas em um único ambiente, o que melhora o compartilhamento com os colaboradores e a acessibilidade dos dados. A consequência é mais eficiência no controle organizacional.

3.3. Esteja atento às novidades do mercado

O mercado apresenta novidades tecnológicas de forma contínua. Você deve estar atento a elas e saber quais se adaptam ao seu negócio. Caso contrário, corre o risco de escolher uma ferramenta já defasada ou que não atende a todas as suas necessidades.

Para um restaurante, os itens obrigatórios do sistema de gestão são:

  • cadastro de fornecedores, colaboradores e clientes;
  • monitoramento, inspeção e controle do estoque físico (quantidades e prazo de validade dos produtos) e financeiro (custos);
  • gestão financeira (por exemplo, despesas com colaboradores, divulgação, fluxo de caixa, manutenção, etc.) e demonstrativos de resultados sazonais, diários, semanais, quinzenais e mensais.

Tendo esses recursos em mãos você garante a redução de custos, otimiza os investimentos e pode ampliar o seu negócio sem precisar investir muito.

3.4. Evite adquirir componentes desnecessários

A compra de equipamentos e sistemas desnecessários vai gerar custo para o negócio e não trará benefícios. É preciso garantir que todos os acessórios e componentes estejam em conformidade com a sua empresa e que serão utilizados na rotina diária.

Lembre-se de que a grande vantagem de contar com a informática é facilitar e agilizar os processos, bem como ter mais tempo para executar ações estratégicas. Portanto, não é um benefício para sua empresa investir em algo que, na prática, não vai ser utilizado.

O cuidado que se deve ter nesse momento é saber se o componente é realmente desnecessário ou se sua equipe está deixando de usar por falta de costume. Toda mudança impõe um obstáculo e exige a modificação da cultura organizacional.

Então esteja seguro de que seus colaboradores estão investindo o máximo que podem para utilizar o sistema e, se houver dificuldade, passe para a próxima etapa.

3.5. Analise o suporte fornecido pelo sistema

Os sistemas podem apresentar defeitos e é nesse momento que você precisa contar com o suporte técnico. Esse serviço deve ser eficiente e ir além da simples correção de falhas eventuais.

Certifique-se de que o programa pode ser manuseado por todos no restaurante para que ele possa efetivamente potencializar os resultados. Por exemplo: o caixa precisa fazer a cobrança rapidamente para evitar filas em horários de maior pico. Já você, como proprietário, deve ser capaz de analisar as métricas e interpretar os dados.

Caso haja alguma dificuldade, verifique se a fornecedora do serviço pode prestar um treinamento para facilitar a utilização do sistema.

3.6. Inove no uso da tecnologia

A inovação também se refere à criação de novas maneiras de executar as mesmas tarefas. Nesse quesito você pode apostar em aplicativos para dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Eles são mais acessíveis e fáceis de usar, sem contar que podem ser acessados rapidamente de qualquer lugar.

3.7. Priorize o planejamento estratégico

O mercado conta com vários aplicativos e softwares de gestão para o seu negócio. No entanto, o ideal é optar por um sistema específico para o seu tipo de negócio.

O programa genérico não conta com todas as funcionalidades e, por isso, não compensa com o passar do tempo por ser ineficaz. Já os específicos ajudam a gerar informações que permitem entender se o planejamento estratégico está sendo seguido ou se é necessário fazer alguma mudança.

Com esses dados, você pode, por exemplo, controlar as compras, monitorar as contas a pagar, montar cardápios específicos, inventar promoções, fazer programas de incentivo para os colaboradores e muito mais.

4. O que devo saber antes de informatizar meu negócio?

A última etapa é saber exatamente o que é necessário para informatizar o seu negócio. Você já viu por que e o momento certo de fazer isso, além de dicas que ajudam a efetivar esse processo. Mas ainda falta entender quais erros devem ser evitados.

Cuidando desses aspectos é garantido que o seu negócio será informatizado com mais segurança e eficiência. Então, que tal ver os pontos relevantes? Confira agora:

4.1. Evite optar por sistemas genéricos

Os sistemas genéricos são atrativos em um primeiro momento, mas essa é uma situação em que barato que sai caro. A atitude mais válida é optar por programas especializados, que trazem módulos adequados ao seu negócio e permitem embasar as ações e decisões tomadas.

Isso fica claro por meio de um exemplo simples. Se você tem um restaurante e escolhe um software de gestão comum, não conseguirá criar cardápios, tirar pedidos automaticamente ou gerenciar outras atividades que são inerentes a esse tipo de empresa.

Ou seja, o sistema específico possui funcionalidades e arquitetura mais aderentes às suas necessidades. Além disso, possibilitam fazer customizações, atualizações e manutenções mais rapidamente, reduzindo o seu nível de dependência.

4.2. Analise se as necessidades do seu negócio serão atendidas pela ferramenta

As necessidades do seu restaurante devem ser obrigatoriamente atendidas pela ferramenta que será utilizada. É importante destacar que outros negócios similares e que atuam no mesmo setor podem ter demandas diferentes e diferenças relativas à demanda e metodologias de trabalhos.

Considerar essas questões ajuda a potencializar o desempenho dos resultados do seu restaurante e oferecer uma experiência mais benéfica para os clientes.

4.3. Esteja aberto às mudanças

Uma ferramenta especialista não é sinônimo de sucesso garantido. É preciso estar aberto às mudanças e receptivo às modificações que precisarão ser aplicadas. Isso significa que a informatização não resolve todos os problemas magicamente. É preciso ter uma estrutura organizada para trabalhar com eficiência e eficácia.

Isso quer dizer que você precisa revisar alguns hábitos e evoluir os processos se necessário. Assim conseguirá chegar aos objetivos que deseja.

4.4. Entenda o contexto atual do negócio

O contexto em que a sua empresa está inserida deve ser considerado no processo de informatização. Evite seguir modismos. No lugar, prefira avaliar qual é a necessidade verdadeira do negócio e qual sistema é mais adequado para a sua empresa.

Além disso, estabeleça metas que possam ser cumpridas em curto, médio e longo prazos. Elas farão com que você mantenha o foco, aproveite as possibilidades em termos econômicos e tenha um melhor aproveitamento financeiro e de recursos humanos.

4.5. Pense em curto, médio e longo prazos

Um erro bastante comum entre os empreendedores é não pensar no futuro. O foco é sempre o curto prazo, até mesmo porque a rotina diária e a correria fazem com que você precise lidar com os problemas continuamente.

O ponto negativo dessa atitude é que você não consegue investir no futuro ou fazer planejamentos para ampliar os negócios. Ou seja, fica estagnado e não consegue ir em frente.

A informatização vai ajudar nessa questão fornecendo dados precisos e permitindo olhar para um horizonte mais longo. Com o tempo você conquistará mais oportunidades de negócios, o que vai gerar vantagens competitivas.

Como você pôde perceber, informatizar a sua empresa não requer um alto investimento. É possível fazer isso gastando pouco. Basta ter atenção aos pontos que citamos e saber potencializar os resultados.

Para isso é preciso considerar o contexto da sua empresa, suas ideias e projetos, as demandas do seu negócio, as funcionalidades do aplicativo ou sistema de gestão, a automação de tarefas e muitos outros detalhes que vão interferir no final.

Assim você conseguirá não só informatizar a empresa, mas também melhorar a sua gestão e fazer seu negócio crescer. É isso que quer? Então, aproveite para entrar em contato com a gente e ver como podemos ajudar o seu restaurante!

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